Buchhaltungssoftware für Freiberufler 2026: EÜR-Tools, Vergleich und Tipps

Buchhaltungssoftware für Freiberufler: Schnellcheck 2026

Eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler 2026 bündelt Rechnungen, Belege, EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung in einem Werkzeug und übermittelt die Meldungen über ELSTER an das Finanzamt.

Freiberufler, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, dürfen als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. So steht es in § 4 Abs. 3 EStG. Eine Bilanz ist für sie nicht vorgesehen.

Die Einnahmenüberschussrechnung muss nach § 60 EStDV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz per Datenfernübertragung übermittelt werden. Eine Software, die diesen Datensatz erzeugt, spart den Umweg über das händische Ausfüllen der Anlage EÜR.

Hinzu kommt die E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Empfangen können muss sie jeder Freiberufler, auch als Kleinunternehmer.

• Gewinnermittlung: EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG, elektronische Übermittlung
• Kleinunternehmergrenze: 25.000 Euro Vorjahresumsatz, 100.000 Euro im laufenden Jahr
• E-Rechnung: Empfang seit 1. Januar 2025, Papier und sonstige Formate bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027
• Aufbewahrung: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege
• Tarifspanne der Partneranbieter: 0 Euro bis 74,90 Euro netto pro Monat, Stand: November 2026

Was Freiberufler von einer Buchhaltungssoftware brauchen

Freiberufler brauchen von einer Buchhaltungssoftware vor allem Rechnungsstellung, Belegerfassung, Bankanbindung, die EÜR und die Umsatzsteuer-Voranmeldung, aber weder Lagerverwaltung noch doppelte Buchführung.

Der Funktionsumfang folgt den Pflichten. Wer nach § 4 Abs. 3 EStG rechnet, bucht nach dem Zufluss- und Abflussprinzip: Einnahmen zählen in dem Kalenderjahr, in dem sie zugeflossen sind, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie geleistet wurden (§ 11 EStG).

Rechnungen und Angebote

Eine Rechnung braucht nach § 14 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Software vergibt diese Nummern automatisch und verhindert Lücken oder Dubletten, die bei Word-Vorlagen leicht entstehen.

Gegenüber anderen Unternehmern ist eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen. Angebote, die sich mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln lassen, verkürzen diesen Weg.

Wie funktioniert die Belegerfassung per App?

Belege werden fotografiert oder hochgeladen, die Software liest Betrag, Datum und Steuersatz aus und schlägt eine Kategorie vor. Wie genau diese Erkennung (OCR) arbeitet, geben die Anbieter meist nur allgemein an.

Einer der Partneranbieter beschreibt in seinen AGB, dass Nutzer Belege scannen und die relevanten Informationen in der App auslesen können. Welche Felder genau erkannt werden, nennt der Anbieter nicht.

Bankanbindung und Zahlungsabgleich

Über die Bankanbindung importiert die Software Kontoumsätze und ordnet sie offenen Rechnungen zu. Das ersetzt das Abtippen von Kontoauszügen und zeigt offene Posten in Echtzeit.

Ein getrenntes Geschäftskonto für Freiberufler macht diesen Abgleich deutlich sauberer, weil private Umsätze gar nicht erst in der Buchhaltung landen.

Zeiterfassung, Projekte und Stundenabrechnung

Wer nach Stundensatz abrechnet, profitiert von einer Zeiterfassung, die erfasste Stunden direkt in die Rechnung übernimmt. Nicht jeder Tarif enthält diese Funktion, deshalb lohnt der Blick in die Leistungsbeschreibung vor dem Abschluss.

Für Projektarbeit zählt außerdem, ob sich Einnahmen und Ausgaben einem Projekt zuordnen lassen. So siehst du, welcher Auftrag nach Abzug der Kosten tatsächlich Gewinn abwirft.

Rechtlicher Rahmen und Pflichten für Freiberufler

Der rechtliche Rahmen für Freiberufler ergibt sich aus § 18 EStG für die Einkunftsart, aus der Abgabenordnung für Aufzeichnung und Fristen und aus dem Umsatzsteuergesetz für Rechnungen.

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Bin ich Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit umfassen laut § 18 EStG unter anderem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten. Sie zählen zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit, nicht zum Gewerbebetrieb.

Freiberufliche Einkünfte fallen nicht unter die Gewerbesteuer, deshalb braucht die Software für reine Freiberufler kein Gewerbesteuermodul.

Welche Pflichten haben Freiberufler bei der Buchführung?

Buchungen und Aufzeichnungen sind laut § 146 AO einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Diese Grundsätze gelten auch für die EÜR, obwohl Freiberufler keine Bücher im handelsrechtlichen Sinn führen.

Die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats zu melden (§ 138 AO), und zwar elektronisch über die amtlich bestimmte Schnittstelle. Erst danach vergibt das Finanzamt die Steuernummer für Rechnungen.

Welche Fristen gelten für die Steuererklärungen?

Steuererklärungen für ein Kalenderjahr sind nach § 149 AO spätestens sieben Monate nach Ablauf des Jahres abzugeben. Erstellt eine Steuerberatung die Erklärung, läuft die Frist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres.

Wird die Erklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres abgegeben, ist ein Verspätungszuschlag festzusetzen. Er beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 Euro je Monat (§ 152 AO).

Die Einkommensteuererklärung selbst ist bei Einkünften aus selbständiger Arbeit nach § 25 EStG elektronisch zu übermitteln. Eine Software mit ELSTER-Anbindung erledigt beides, EÜR und Einkommensteuererklärung, im selben Ablauf.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG 2026

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt 2026, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach den tatsächlich eingegangenen Zahlungen. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz, etwa der Verkauf eines betrieblich genutzten Laptops.

Für Kleinunternehmer finden die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG keine Anwendung. Es gibt also keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung, die Software muss diese Meldungen dann nicht abbilden.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Nach § 34a UStDV gehören auf die Rechnung mindestens Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung sowie das Entgelt mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c UStG). Eine Software mit Kleinunternehmer-Modus unterdrückt den Steuerausweis in der Vorlage und setzt den Befreiungshinweis automatisch.

Wann ist ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung möglich?

Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres zu erklären. Er ist unwiderruflich und bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und bei Leistungen an andere Unternehmer E-Rechnungen ausstellen. Die Software muss diesen Wechsel ohne neuen Mandanten abbilden können.

Was gilt beim Verkauf in andere EU-Staaten?

Wer die Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen will, nimmt am besonderen Meldeverfahren nach § 19a UStG teil. Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt dafür eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, für jedes Kalendervierteljahr ist innerhalb eines Monats eine Umsatzmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern abzugeben.

Mehr zu Vor- und Nachteilen findest du im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

E-Rechnung für Freiberufler ab 2025

Die E-Rechnung ist für Freiberufler seit dem 1. Januar 2025 beim Empfang Pflicht; beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht.

Gängige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten verbindet. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931, auf die sich das Bundesministerium der Finanzen in seinen Schreiben bezieht.

Welche Übergangsfristen gelten für das Ausstellen?

Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 bis Ende 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.

Für Umsätze des Jahres 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Danach ist die E-Rechnung laut BMF verpflichtend, für die meisten Freiberufler also ab 2028.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer sind laut BMF von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und können eine sonstige Rechnung, auch auf Papier, ausstellen. Sie müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Eine Software, die ZUGFeRD und XRechnung schon im kostenlosen Tarif erstellt, macht diesen Schritt ohne Systemwechsel möglich.

Den aktuellen Verwaltungsstand fasst das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung zusammen. Die Seite ist eine Orientierungshilfe, verbindlich sind die BMF-Schreiben.

Top-Software für Freiberufler 2026 im Vergleich

Im Software-Vergleich für Freiberufler 2026 reichen die Tarife der beiden hier dargestellten Anbieter von 0 Euro bis 74,90 Euro netto pro Monat, je nach Umfang von Rechnung bis Steuererklärung.

Die Tabelle stellt die Listenpreise laut den Preisseiten der Anbieter dar, ohne Aktionsrabatte. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Die Reihenfolge ist keine Wertung, sie folgt dem Tarifumfang.

Was unterscheidet die Einstiegstarife?

Der kostenlose Tarif von sevdesk ist laut Preisseite dauerhaft kostenlos und auf 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Monat begrenzt, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Eine DATEV-Schnittstelle gibt es dort nicht, sie beginnt mit dem Tarif Rechnung.

Der Tarif Rechnungen Free von Accountable erlaubt unbegrenzt viele ZUGFeRD- und X-Rechnungen, aber nur bis zu 5 Ausgaben pro Monat und ein verbundenes Bankkonto. Dazu gehören ein Geschäftskonto mit deutscher IBAN und eine virtuelle Mastercard.

Welcher Tarif enthält die ELSTER-Übermittlung?

In der Tarifreihe mit dem Spitzentarif Buchhaltung Pro übermittelt die Software ab dem Tarif Buchhaltung die Umsatzsteuer-Voranmeldung laut Anbieter über die ELSTER-Schnittstelle, ohne zusätzliches Zertifikat. Im Tarif Rechnung fehlt sie.

In der Tarifreihe von Rechnungen Free bis Max steht die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab dem Tarif Steuern unter den Steuererklärungen. Der Tarif Buchhaltung enthält den Jahresabschluss nur für Nutzer, die keine Umsatzsteuer berechnen, also zum Beispiel Kleinunternehmer.

Für wen sind die Tarife ausgelegt?

Der Anbieter der Tarife Rechnungen Free bis Max gibt an, zurzeit für Freiberufler und Einzelunternehmer optimiert zu sein, nicht für Kapitalgesellschaften. Unterstützt wird die Ist-Versteuerung, bei der Soll-Versteuerung arbeitet das Tool laut Anbieter nicht optimal.

Wer eine UG oder GmbH führt, findet die Anforderungen an doppelte Buchführung im Beitrag Buchhaltungssoftware für GmbH 2026. Für Apple-Geräte gibt es eine eigene Übersicht zur Buchhaltungssoftware für Mac 2026.

Ausführliche Tarif- und Ablaufbeschreibungen findest du in den Beiträgen sevdesk Erfahrungen 2026 und Accountable Erfahrungen 2026.

Kosten und laufende Aufwände (Stand: November 2026)

Die Kosten einer Buchhaltungssoftware für Freiberufler liegen laut Preisseiten zwischen 0 Euro und 74,90 Euro netto pro Monat. Jährliche Zahlung senkt den Monatspreis in den meisten Tarifen.

Was kostet Buchhaltungssoftware für Freiberufler im Jahr?

Im Jahrestarif kostet beim zweiten Anbieter der Tabelle der Tarif Buchhaltung 238,80 Euro pro Jahr netto, der Tarif Steuern 358,80 Euro pro Jahr netto. Bei monatlicher Zahlung liegen die Monatspreise mit 24,90 Euro und 37,40 Euro höher.

Beim Offenburger Anbieter sinkt der Tarif Buchhaltung von 25,90 Euro bei monatlicher Abbuchung auf 22,90 Euro bei jährlicher und 19,90 Euro bei Abbuchung alle zwei Jahre. Die längere Bindung senkt den Preis, verlängert aber die Zeit bis zur nächsten Kündigungsmöglichkeit.

Welche Aktionen laufen gerade?

Accountable nennt auf der Preisseite eine Black-Friday-Aktion mit 90 Prozent Rabatt für 3 Monate auf alle Tarife. Sie gilt nur für Kunden, die noch nie die bezahlte Version genutzt haben, und ist nicht mit anderen Aktionen kombinierbar.

Laut Startseite des Anbieters gilt die Aktion nur bis 30.11.; die Preisseite selbst nennt am 6. November 2026 kein Enddatum. Im Tarif Buchhaltung bedeutet das bei monatlicher Zahlung 2,49 Euro pro Monat für 3 Monate, danach 24,90 Euro.

Auf der Preisseite von sevdesk ist zum selben Stichtag ein „Black Cyber Deal“ mit 60 Prozent Rabatt sichtbar, ohne genanntes Enddatum und ohne ausgewiesenen Aktionspreis. Die Tabelle oben nennt deshalb nur Listenpreise.

Ist kostenlose Buchhaltungssoftware eine Option?

Kostenlose Tarife umfassen das Schreiben von Rechnungen und E-Rechnungen, schränken aber die Zahl der Rechnungen oder der buchbaren Ausgaben ein. Die EÜR und die Voranmeldung sind in beiden Gratis-Tarifen nicht enthalten.

Für einen Start mit wenigen Aufträgen genügt das oft. Wer regelmäßig Belege bucht, stößt bei 5 Ausgaben pro Monat oder 3 Rechnungen pro Monat schnell an die Grenze und wechselt in einen bezahlten Tarif.

Kann ich die Software steuerlich absetzen?

Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Abo-Gebühren für eine Buchhaltungssoftware fallen darunter und mindern den Gewinn in der EÜR.

Eine gekaufte Lizenz gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut, wenn die Anschaffungskosten ohne Vorsteuer 800 Euro nicht übersteigen; dann ist der sofortige Abzug möglich (§ 6 Abs. 2 EStG). Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer und setzen deshalb den Bruttobetrag an.

Bezahlst du Abos mit einer Karte, landet die Abbuchung im Kontoumsatz und lässt sich dort mit der Rechnung verknüpfen. Kriterien für eine kostenlose Kreditkarte fasst ein eigener Beitrag zusammen.

Auswahlkriterien: Worauf Freiberufler 2026 achten

Bei den Auswahlkriterien für Freiberufler-Software zählen 2026 der Tarifumfang für EÜR und Voranmeldung, E-Rechnung, DATEV-Export, Testphase, Kündigung, Datenexport, Support und Datenschutz.

• EÜR und ELSTER: Die Anlage EÜR muss als amtlicher Datensatz übermittelbar sein, nicht nur als PDF-Auswertung.
• E-Rechnung: Erstellen und Empfangen von ZUGFeRD und XRechnung, idealerweise schon im Einstiegstarif.
• Kleinunternehmer-Modus: Rechnungen ohne Steuerausweis mit Befreiungshinweis und späterer Wechsel in die Regelbesteuerung.
• Steuerberater-Zugang: DATEV-Export oder ein eigener Zugang für die Kanzlei.
• Bankanbindung: Zahl der verbindbaren Konten, automatischer Abgleich mit offenen Rechnungen.
• Versteuerungsart: Unterstützung der Ist-Versteuerung, die Freiberufler beim Finanzamt beantragen können.

Wie lange dauert die Testphase?

sevdesk bietet laut Preisseite an, alle Funktionen 14 Tage kostenlos zu testen. Ob dafür eine Zahlungsart hinterlegt werden muss, nennt die Seite nicht.

Accountable gewährt in allen Plänen eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie ohne Startgebühr. Kostenlose Probeabonnements gehen laut AGB nach der Probezeit automatisch auf die kostenlosen Dienste über.

Wie funktionieren Kündigung und Datenexport?

Die Abos des zweiten Anbieters sind laut Preisseite jederzeit kündbar: Ein Monatsabo endet 1 Monat nach der letzten Zahlung, ein Jahresabo 1 Jahr nach der letzten Zahlung. Der Tarif Max hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten.

Vor einer Kündigung zählt der Datenexport. Belege, Rechnungen und Buchungen musst du wegen der Aufbewahrungsfristen auch nach dem Wechsel lesbar vorhalten, deshalb gehört ein vollständiger Export in einem gängigen Format zu den Prüfpunkten vor dem Abschluss.

Welcher Support ist enthalten?

Der zweite Anbieter nennt eine Antwort innerhalb von 24 Stunden, im Tarif Max innerhalb von 12 Stunden. Der KI-Steuerberater in den bezahlten Tarifen unterliegt laut AGB einer Fair-Use-Grenze von 250 Nachrichten pro Kalendermonat.

Datenschutz und Serverstandort: Was solltest du prüfen?

Buchhaltungsdaten enthalten Kundennamen, Bankdaten und Umsätze. Nach der DSGVO brauchst du mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und der Serverstandort sollte im Datenschutzhinweis klar benannt sein.

Der erste Anbieter der Tabelle hat seinen Sitz laut Impressum in Offenburg. Der zweite Anbieter sitzt als SA in Belgien mit deutscher Niederlassung in Berlin und nennt 256-Bit-SSL, jährliche Penetrationstests externer Unternehmen, biometrischen Login und Zwei-Faktor-Authentifizierung als Schutzmaßnahmen.

Regelmäßige Exporte schützen zusätzlich vor Datenverlust, falls ein Konto gesperrt oder ein Anbieter eingestellt wird. Für Vereine gelten andere Anforderungen, die der Beitrag Buchhaltungssoftware für Vereine 2026 beschreibt.

DATEV-Export: Brücke zum Steuerberater

Der DATEV-Export überträgt Buchungen und Belege aus der Buchhaltungssoftware in einem Format, das die Kanzleisoftware der meisten Steuerberater direkt einlesen kann, ohne Doppelerfassung.

Statt Belege per E-Mail oder im Ordner zu übergeben, erzeugt die Software eine Exportdatei oder gibt der Kanzlei einen eigenen Zugang. Die Steuerberatung bucht dann auf Basis deiner Vorarbeit und prüft nur noch Abweichungen.

Was ist eine DATEV-Schnittstelle und brauche ich sie?

Beim Offenburger Anbieter ist die DATEV- und ADDISON-Schnittstelle samt Verknüpfung zur Steuerberatung ab dem Tarif Rechnung enthalten, nicht im kostenlosen Tarif. Beim belgischen Anbieter kann die Steuerberatung eingeladen werden und erhält Zugriff über einen eigenen Steuerberater-Zugang, die Daten sind im DATEV-Format exportierbar.

Brauchen tust du die Schnittstelle nur, wenn eine Kanzlei mitarbeitet. Wer EÜR und Erklärungen selbst übermittelt, kommt ohne sie aus. Frag vor der Wahl in der Kanzlei, welcher Kontenrahmen genutzt wird, meist SKR03 oder SKR04, und ob eine Datei oder ein Direktzugang erwartet wird.

Ist Buchhaltung mit Software ohne Steuerberater möglich?

Eine EÜR mit Software ohne Steuerberatung ist rechtlich möglich, eine Pflicht zur Beauftragung gibt es nicht. Die Software ersetzt aber keine Beratung zu Sonderfällen wie Auslandsumsätzen, Reverse-Charge oder dem Wechsel der Versteuerungsart.

Ein messbarer Unterschied ist die Frist. Ohne Kanzlei gilt die Abgabe spätestens sieben Monate nach Jahresende, mit Kanzlei der letzte Februartag des zweiten Folgejahres. Viele Freiberufler arbeiten hybrid: laufende Buchhaltung in der Software, Jahresabschluss bei der Kanzlei.

Was gilt bei Leistungen von Anbietern aus anderen EU-Staaten?

Für sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers an einen Unternehmer im Inland schuldet nach § 13b UStG der Leistungsempfänger die Steuer. Das betrifft Freiberufler, die zum Beispiel Software-Abos aus dem EU-Ausland beziehen, und ist ein typischer Punkt für die Steuerberatung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung und ELSTER: Was sendet die Software?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich aus einer Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt senden; sie ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln.

Voranmeldungszeitraum ist nach § 18 UStG grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Betrug die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro, ist der Kalendermonat maßgeblich. Bei höchstens 2.000 Euro Vorjahressteuer kann das Finanzamt von den Voranmeldungen befreien.

Kann ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software senden?

Ja, sofern der Tarif die Übermittlung enthält. Die Steueranmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln; die Software nutzt dafür ELSTER und erzeugt den Datensatz aus den gebuchten Umsätzen.

ELSTER selbst ist kostenlos und bietet die Formulare „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ und „Dauerfristverlängerung“ auch direkt an. Wer nur wenige Umsätze hat, kann die Voranmeldung dort von Hand ausfüllen; die Software spart vor allem das Übertragen der Summen.

Was ist die Dauerfristverlängerung?

Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Abgabefrist um einen Monat. Bei monatlicher Abgabe ist eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres zu leisten, die mit der letzten Voranmeldung des Jahres verrechnet wird.

Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung?

Das Finanzamt kann auf Antrag gestatten, die Steuer nach vereinnahmten Entgelten zu berechnen, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug oder die Umsätze aus einem freien Beruf stammen (§ 20 UStG). Die Steuer entsteht dann erst mit Zahlungseingang.

Ohne diese Gestattung gilt die Soll-Versteuerung: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Die Software muss die gewählte Versteuerungsart kennen, sonst stimmen die Summen nicht.

Wer eine Steuerrücklage für Voranmeldungen bildet, parkt sie oft separat. Einer der Partneranbieter bietet dafür ein Steuerrücklagenkonto mit deutscher IBAN; wie sich Zinsangebote dafür vergleichen lassen, zeigt der Beitrag zu den Tagesgeld-Konditionen.

GoBD und Aufbewahrung: Wie lange musst du Belege archivieren?

Bei GoBD und Aufbewahrung gilt nach § 147 AO: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und acht Jahre für Buchungsbelege.

Die GoBD sind die Verwaltungsgrundsätze des Bundesministeriums der Finanzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass gebuchte Daten nicht unbemerkt veränderbar sind.

Nach § 14b UStG sind ein Doppel jeder selbst ausgestellten Rechnung sowie alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Elektronisch eingegangene E-Rechnungen sind im Originalformat zu archivieren, ein Ausdruck reicht nicht.

Ist Buchhaltungssoftware GoBD-konform?

Eine Software ist nicht per se GoBD-konform, entscheidend ist das Zusammenspiel aus Programm und deiner Arbeitsweise. Anbieter können lediglich bestätigen, dass ihre Funktionen die Anforderungen unterstützen; einige legen dafür ein Prüftestat vor.

Einer der Partneranbieter beschreibt die Archivierung von Rechnungen direkt aus der App als GoBD-konform. Das ist eine Herstellerangabe, ein Testat nennt der Anbieter auf den geprüften Seiten nicht. Frag beim Anbieter nach einer Verfahrensdokumentation, falls die Betriebsprüfung danach fragt.

Wie lange gilt die Festsetzungsfrist?

Die Festsetzungsfrist beträgt nach § 169 AO für die meisten Steuern vier Jahre, bei leichtfertiger Verkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Deshalb sollte die Software ältere Jahrgänge auch nach einem Tarifwechsel lesbar halten.

Künstlersozialkasse: Aspekte für Versicherte

In der Künstlersozialkasse sind selbständige Künstler und Publizisten in Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung versichert, wenn sie die Tätigkeit erwerbsmäßig ausüben und höchstens einen Arbeitnehmer beschäftigen.

So regelt es § 1 des Künstlersozialversicherungsgesetzes. Die Tätigkeit darf zudem nicht nur vorübergehend ausgeübt werden. Für viele Grafiker, Texter, Musiker und Fotografen ist die KSK deshalb der Weg in die gesetzliche Sozialversicherung.

Die Beiträge richten sich nach dem voraussichtlichen Arbeitseinkommen aus künstlerischer oder publizistischer Tätigkeit, das Versicherte der KSK melden. Die EÜR ist dafür die zentrale Grundlage, weil sie den Gewinn aus der selbständigen Arbeit ausweist.

Wie unterstützt die Software KSK-Versicherte?

• Einnahmekategorien: künstlerische oder publizistische Honorare getrennt von anderen Einnahmen buchen, etwa Lehraufträgen oder Verkäufen.
• Auswertung nach Kategorie: Gewinn je Kategorie für den Abgleich mit der gemeldeten Einkommensschätzung.
• Unterjährige Kontrolle: laufende Auswertungen zeigen früh, ob das Jahreseinkommen deutlich von der Meldung abweicht.
• Auftraggeber-Stammdaten: Kunden kennzeichnen, die als Verwerter künstlerischer Leistungen auftreten.

Weicht dein Einkommen deutlich von der gemeldeten Schätzung ab, kannst du die Meldung bei der KSK anpassen. Wie das im Einzelfall geht und welche Einnahmen genau zählen, beantworten die KSK selbst oder eine Steuerberatung.

Schritt für Schritt: So gehst du vor

Schritt für Schritt startest du mit der Buchhaltungssoftware, indem du die Tätigkeit beim Finanzamt meldest, Steuerstatus und Tarif festlegst, Konten verbindest und Belege laufend buchst.

1. Tätigkeit melden: Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit innerhalb eines Monats elektronisch beim Finanzamt anzeigen. Ein Partneranbieter nennt für die Steuernummer in der Regel 2 bis 6 Wochen, abhängig vom Finanzamt.
2. Steuerstatus klären: Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung, bei Regelbesteuerung Antrag auf Ist-Versteuerung prüfen.
3. Tarif wählen: Mit Regelbesteuerung braucht der Tarif die Umsatzsteuer-Voranmeldung, als Kleinunternehmer reicht oft ein Tarif mit EÜR.
4. Testphase nutzen: Rechnungsvorlage, Belegscan und Bankanbindung mit echten Daten durchspielen.
5. Konten verbinden: Geschäftskonto anbinden und private Umsätze konsequent heraushalten.
6. Laufend buchen: Belege wöchentlich erfassen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen.
7. Melden und archivieren: Voranmeldung fristgerecht senden, zum Jahresende die EÜR übermitteln und Exporte sichern.

Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware?

Ein Wechsel gelingt am saubersten zum Jahreswechsel, weil dann ein abgeschlossenes Jahr im alten System bleibt. Exportiere vorher alle Belege, Rechnungen und Buchungen und prüfe, ob die neue Software Kundenstamm und offene Posten importieren kann.

Kündige das alte Abo erst, wenn der Export vollständig vorliegt. Beim belgischen Anbieter werden laut AGB bei Kündigung, sofern nicht gesetzlich anders vorgeschrieben, keine Abonnements zurückerstattet; die Laufzeit endet mit dem bezahlten Zeitraum.

Glossar der wichtigsten Begriffe

EÜR

Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben.

UStVA

Umsatzsteuer-Voranmeldung, elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums.

XRechnung

Strukturiertes XML-Format für E-Rechnungen ohne lesbare Bildkomponente.

ZUGFeRD

Hybrides E-Rechnungsformat aus PDF und eingebetteten XML-Daten.

Ist-Versteuerung

Umsatzsteuer entsteht mit Zahlungseingang, auf Antrag nach § 20 UStG.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Häufige Fehler in der Freiberufler-Buchhaltung sind ein unberechtigter Umsatzsteuerausweis, vermischte private und betriebliche Umsätze, verpasste Fristen und fehlende Datenexporte beim Anbieterwechsel.

Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Kleinunternehmer

Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet den Betrag nach § 14c UStG trotzdem. Eine Berichtigung ist nur möglich, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, der Empfänger also keine Vorsteuer gezogen hat.

Private und betriebliche Umsätze vermischt

Aufwendungen für die Lebensführung dürfen nach § 12 EStG nicht abgezogen werden. Landen private Ausgaben im Buchungsstapel, muss jede Position einzeln aussortiert werden. Ein eigenes Konto für den Betrieb verhindert das von Anfang an.

Das gilt auch für private Geldanlagen. Wer privat etwa nach dem Muster aus Ethereum kaufen 2026 investiert, hält diese Umsätze aus der Betriebsbuchhaltung heraus. Weitere Beiträge zu Anlagethemen findest du unter Geldanlagen.

Fristen und Rechnungspflichtangaben übersehen

Wird eine angemeldete Steuer nicht bis zum Fälligkeitstag gezahlt, fällt für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des abgerundeten Rückstands an (§ 240 AO). Erinnerungsfunktionen in der Software helfen, die Termine einzuhalten.

Fehlt auf einer Eingangsrechnung eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug scheitern, weil er eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraussetzt. Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Mindestangaben nach § 33 UStDV.

Datenexport vor dem Wechsel vergessen

Nach der Kündigung ist der Zugriff auf alte Daten oft eingeschränkt. Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf. Für Bücher und Aufzeichnungen gelten zehn Jahre. Deshalb gehört ein vollständiger Export vor jedem Wechsel zur Pflicht.